Báo cáo sáng kiến: Nâng cao công tác văn thư lưu trữ ở trường THCS Đông Thạnh - Võ Văn Linh

Nội dung tài liệu: Báo cáo sáng kiến: Nâng cao công tác văn thư lưu trữ ở trường THCS Đông Thạnh - Võ Văn Linh

1. làm nhiệm vụ công tác văn thư cũng cần phải nắm vững các thao tác của công tác văn thư là: + Đánh máy công văn. + Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính + Nhận công văn và vào Sổ công văn đến. + Nghiên cứu, phân phối, giải quyết và theo dõi việc giải quyết công văn đến. + Giúp Thủ trưởng sửa chữa các văn bản dự thảo. + Trình Thủ trưởng xem lại, ký tên và đóng dấu. + Vào sổ và gửi công văn đi – công văn đến. + Làm các hồ sơ sổ sách và ghi chép tài liệu. + Thiết lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ sổ sách. 2.2. Quản lý văn bản đi, văn bản đến: Kiểm soát mọi văn bản đi, đến, chuyển giao trong ngày theo quy định: a. Tổ chức quản lý tốt công văn đến: - Khi có công văn chuyển đến, văn thư là người trực tiếp tiếp nhận, đăng ký vào sổ công văn đến và có theo dõi công văn đến từ nguồn nào (Nơi gửi công văn). Kiểm tra sơ bộ có phải đúng công văn gửi cho nhà trường không và phân loại hồ sơ. Công văn đến được ghi vào sổ công văn đến. Đây là việc làm cần thiết để xác định công văn đã qua bộ phận văn thư, biết được ngày công văn đến, giúp cho việc tìm kiếm sau này được dễ dàng. - Thực hiện đúng quy trình văn bản đến: + Tiếp nhận văn bản. + Phân loại văn bản. + Đăng ký văn bản đến + Phân phối và chuyển giao văn bản. Cụ thể như sau: - Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến - Tiếp nhận văn bản đến - Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến - Đánh số, vào sổ công văn đến - Đăng ký văn bản đến - Đăng ký văn bản đến bằng sổ
2. - Trình văn bản đến - Chuyển giao văn bản đến - Giải quyết văn bản đến - Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến b. Đối với văn bản đi Văn thư làm đúng theo trình tự ban hành văn bản đi bao gồm các bước như sau: - Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu, thời gian của văn bản; - Đăng ký văn bản đi; - Nhân bản, đóng dấu văn bản đi; - Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; - Lưu Văn bản đi. Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu, thời gian của văn bản. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản: Trình ký văn bản: Đăng ký văn bản đi Nhân bản, đóng dấu Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Lưu văn bản đi 2.3. Quản lý và sử dụng tốt các phần mềm báo cáo: Là cán bộ văn thư trong thời kỳ công nghệ thông tin pháp triển, đòi hỏi người cán bộ văn thư ngoài việc có kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ còn phải có kiến thức về công nghệ thông tin Biết sử dụng máy tính là một lợi thế, vì hiện nay mọi văn bản giấy tờ đều được thực hiện trên máy tính, trên phần mềm như phần mềm SMAS, EMIS, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm tuyenr sinh, phần mềm công tác thi đua khen thưởn , . Hầu hết các giao dịch với các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân được thực hiện qua giao dịch đường truyền Internet. Hệ thống lưu văn bản ngoài theo cách truyền thống, người cán bộ văn thư còn có thể lưu văn bản tài về dạng sơ đồ cây đối với từng năm học, từng loại công văn, từng cấp chỉ đạo và nội dung công việc trên máy. Điều này rất thuận lợi cho việc quản lý
3. cũng như tra cứu văn bản, giúp công tác chỉ đạo của lãnh đạo trường được nhanh chóng, chính xác. 2.44. Lập hồ sơ công việc và công tác lưu trữ của nhà trường Hồ sơ công việc thể hiện được công việc cá nhân, tổ chức trong nhà trường thực hiện theo cả quá trình từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Hồ sơ công việc càng nhiều, càng đầy đủ thể hiện được các hoạt động của nhà trường được thực hiện toàn diện, hiệu quả. Do đó, đòi hỏi không chỉ cán bộ làm công tác văn thư như tôi mà các tổ chức, đoàn thể, cá nhân trong nhà trường đều phải lập được hồ sơ công việc thuộc lĩnh vực của mình. Người lập hồ sơ công việc cần trả lời được các câu hỏi sau: - Xác định những hồ sơ cần lập. - Cuối mỗi năm, văn thư, các bộ phận tự dự kiến những hồ sơ thuộc phần công việc của mình cần phải lập trong năm; - Căn cứ vào những nhiệm vụ chủ yếu được giao đảm nhận, các CB, GV, NV cần xác định nhóm hồ sơ và các hồ sơ cần lập trong năm; - Thông thường mỗi nhiệm vụ lớn là một nhóm hồ sơ. Trong đó mỗi công việc, nhiệm vụ cụ thể là một hồ sơ (Nếu trong quá trình giải quyết công việc hình thành nhiều tài liệu). - Sau đó nộp cho Tổ trưởng chuyên môn, lãnh đạo trường kiểm tra, xem xét, sửa đổi, bổ sung và hoàn chỉnh bản danh mục hồ sơ của đơn vị (bộ phận) rồi chuyển về lưu trữ nhà trường; - Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ - Kết thúc hồ sơ - Lập mục lục văn bản - Thực hiện việc kiểm tra, điều chỉnh việc lập hồ sơ 2.5. Công tác lưu trữ của nhà trường Theo quy định thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các tổ chức, đoàn thể, cá nhân vào lưu trữ nhà trường là 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, nhưng do đặc thù nhà trường hoạt động theo năm học, cho nên công tác lưu hồ sơ của trường THCS Cổ Đô được tôi thực hiện vào cuối năm học hoặc kể từ ngày công việc kết thúc. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan Là tất cả các văn bản liên quan tới công việc được giải quyết từ khi bắt đầu đến khi kết thúc, kèm phụ lục văn bản và các tài liệu liên quan như: ảnh, địa mềm, địa cứng, Thủ tục nộp lưu + Khi nộp lưu tài liệu phải lập 2 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”
4. + Và 2 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu”, tổ chức, đoàn thể, cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 1 bản. 3. Tính mới sáng kiến: Công tác Văn thư lưu trữ trường học là phương tiện giúp Hiệu trưởng thực hiện nhiệm vụ giáo dục của nhà trường đúng pháp luật nhà nước, đúng quan điểm, đường lối chính sách của Đảng. Đối với nhà trường, công tác văn thư lưu trữ còn là điều kiện để góp phần vào việc thực hiện hiệu quả công tác giáo dục. Việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Một công việc không thể thiếu trong nhà trường, là sợi dây mắt xích giữa lãnh đạo nhà trường, giáo viên và học sinh trong suốt một thời gian dài trong việc lưu trữ hồ sơ. Phải đảm bảo việc báo cáo cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý tốt hồ sơ học sinh và giáo viên. Công tác Văn thư lưu trữ trong nhà trường là một công việc đảm nhận rất nhiều việc như: Giao dịch, lưu trữ hồ sơ, văn bản, báo cáo và các tư liệu thống kê, các số liệu cần thiết gồm nhiều mặt phải tiến hành thường xuyên liên tục và củng cố bổ sung hồ sơ theo từng thời gian nhất định. Với vai trò là nơi tiếp nhận và truyền đạt thông tin, bộ phận văn phòng phải truyền đạt sao cho nhanh chóng, đầy đủ, chính xác. Nhưng trong hoạt động của nhà trường hàng ngày bộ phận văn phòng phải nhận và chuyển một khối lượng thông tin không ít. Do đó phải ghi nhớ được đầy đủ và chính xác những vấn đề cần thiết, có như vậy mới góp phần giải quyết công việc đúng lúc, kịp thời không trùng lặp. Để việc theo dõi, phối hợp được tốt, cần đảm bảo chế độ báo cáo có giá trị thông tin cao, giúp lãnh đạo nhà trường biết đúng lúc những điều cần thiết trong thông tin để theo dõi kịp thời việc thực hiện các nhiệm vụ của nhà trường. Tài liệu lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày trong nhà trường, hồ sơ học sinh, giáo viên, phục vụ việc sơ kết, tổng kết, báo cáo, xây dựng chương trình, kế hoạch các văn bản cần được gửi đi và lưu giữ cẩn thận tại trường. Yêu cầu chung về việc tổ chức công tác này thật khoa học, quản lý tốt hồ sơ là phải sắp xếp gọn gàng, đảm bảo cho công việc được thực hiện nhanh chóng và chính xác. Nhận thức đầy đủ về vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ, thấy hết vai trò, trách nhiệm của mình trong việc phối hợp, vận động, tuyên truyền tới cán bộ, giáo viên về tầm quan trong của việc lập hồ sơ công việc và lữu trữ hồ sơ. Không ngững học hỏi, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, trình độ công nghệ thông tin. Hình thành được thói quen ngăn nắp, cẩn thận trong công việc, xử lí công việc trôi chảy không còn lúng túng. Đồng thời, người cán bộ văn thư phải luôn năng động, sáng tạo, nhiệt tình, tâm huyết trong công việc. 4. Hiệu quả sáng kiến Qua thời gian thực hiện đề tài, công tác Văn thư lưu trữ của nhà trường đã đi vào nề nếp, hiệu quả.
5. Đảm bảo văn bản đi được vào số công văn đi, kỹ thuật trình bày văn bản đúng theo quy định của Thông tư 01 Bộ Nội vụ, văn bản được kiểm tra, trình ký, đóng dấu và ban hành đúng theo quy định. Thực hiện quản lý công văn đi, đến đúng quy định, cập nhật vào sổ theo dõi. Đối với văn bản đến sau khi được vào sổ theo dõi công văn đến được chuyển tới lãnh đạo trường, xin ý kiến chỉ đạo văn thư chuyển đến các bộ phận trực tiếp giải quyết công việc. Trước khi thực hiện: sổ công văn đến chưa đến 100. Sau khi thực hiện: trong năm học 2023-2024 số lượng công văn đến là hơn 300 văn bản chỉ đạo được gửi đến nhà trường Đối với văn bản đi được thực hiện đúng theo quy định và kỹ thuật trình bày, sau khi được kiểm tra, trình ký, đóng dấu và ban hành. Văn bản đi được lưu tại văn thư theo thể loại văn bản và theo thời gian. Khi chưa thực hiện, trong một năm học chỉ vài chục văn bản đi, các số trùng lặp nhiều, số ko theo sự quản lý chung. Gây mất mát, khó khăn trong quản lý, tra cứu. Sau khi thực hiện, trong những năm học gần đây: Trong năm học 2023 -2024: có hơn 200 văn bản được đánh số, hơn 50 văn bản khác không cần đánh số được ban hành. Xử lý kịp thời các văn bản đi - đến, các tình huống do bộ phận văn phòng tiếp nhận; kịp thời trình lãnh đạo những nội dung, yêu cầu của cấp trên từ gmail, hồ sơ công việc hoặc thư từ nhận được. Tổ chức sắp xếp và phân loại các hồ sơ của nhà trường một cách hiệu quả và giúp cho việc tra cứu, tìm thông tin được thuận lợi, đạt hiệu quả cao. Thực hiện công tác văn thư lưu trữ và tài liệu của nhà trường có khoa học, giúp Hiệu trưởng kiểm tra các văn bản về mặt pháp chế do nhà trường soạn thảo; chế độ báo cáo thống kê theo từng chỉ tiêu, từng biểu mẫu đầy đủ, chính xác, hạn chế được những sai sót và chậm trễ trong báo cáo. Hiểu được tầm quan trọng của việc lập hồ sơ công việc, tập thể cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường sau khi giải quyết công việc được giao có ý thức trong việc lữu trữ hồ sơ do mình phụ trách. Việc lưu trữ hồ sơ công việc giúp công tác quản lý được hoạt động hiệu quả. Qua các lần kiểm tra của các đoàn kiểm tra: Trong năm học 2023 – 2024 nhà trường được các đoàn kiểm tra đều đánh giá rất cao về việc tiếp nhận, quản lý, sử dụng, lưu trữ,... hồ sơ sổ sách của nhà trường. Trong quá trình làm việc bản thân luôn tự học và tham gia đầy đủ các lớp tập huấn bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ cũng như về công nghệ thông tin do Phòng Giáo dục, và Phòng Nội vụ tổ chức. Qua các bổi bồi dưỡng, tập huấn những kiến thức không những rất hiệu quả cho công việc mà tôi được giao, nó còn giúp tôi đạt thành tích cao trong một số cuộc thi do ngành phát động.
6. 5. Phạm vi áp dụng của sáng kiến: Sáng kiến kinh nghiệm “Nâng cao công tác văn thư lưu trữ ở trường THCS Đông Thạnh” đã được đăng ký và được triển khai thực hiện vào đầu năm học 2023-2024 tại trường Trung học cơ sở Đông Thạnh và đã đem lại kết quả cao. Sáng kiến này đã được các bộ phận, tổ chuyên môn trong trường áp dụng vào lĩnh vực của mình mang lại hiệu quả khá cao. Bên cạnh đó tôi còn triển khai đến một số Văn thư của các trường THCS trong thị xã Bình Minh nói chung trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long nói riêng qua hình thức zalo và trang wed của nhà trường đã áp dụng và cũng đem lại hiệu quả tốt. Ngoài việc áp dụng những giải pháp nêu trên tại trường Trung học cơ sở Đông Thạnh thì sáng kiến kinh nghiệm “Nâng cao công tác văn thư lưu trữ ở trường THCS Đông Thạnh” còn có thể áp dụng được ở các trường học, các cấp học khác. Đồng thời, các đơn vị hành chính sự nghiệp khác cũng áp dụng được để góp phần nâng cao hiệu quả, chất lượng quản lý hồ sơ, sổ sách của công tác văn phòng, văn thư lưu trữ ngày càng tốt hơn. Tôi xin chịu trách nhiệm về nội dung báo cáo sáng kiến này./. XÁC NHẬN CỦA HIỆU TRƯỞNG Người báo cáo sáng kiến Đông Thạnh, ngày tháng năm 2024 HIỆU TRƯỞNG Cam Ngân Lực Võ Văn Linh